MICE мероприятия на Камчатке

Корпоративные туры на Камчатку уже давно перестали быть игрой в русскую рулетку. При грамотном планировании, детальной смете и адекватному выбору локаций можно быть уверенным, что бюджет, выделенный на MICE мероприятие, не сольется впустую. 

 Камчатка - не самый простой регион для корпоративного отдыха. Но это однозначно тот самый регион, выбор которого может стать решающим ударом в схватке за клиента или повышении престижа компании.  

 В сезоне 2018 года мы организовали несколько B2B мероприятий на Камчатке. В этой статье расскажем о планировании конференции «Бизнес диалог. Спутниковый интернет: Камчатка», организованной государственным оператором спутниковой связи ФГУП «Космическая связь» при поддержке Федерального агентства связи. Компания Enjoy Kamchatka выступила в качестве принимающей стороны.

Как-то сразу это фраза зазвучала в голове. Понравилась она и заказчику. И очень быстро перекочевала на всю сувенирную продукцию мероприятия. На подготовку проекта с момента получения запроса у нас было всего 4 месяца. Если откровенно, то это очень сжатые сроки. При планировании подобных бизнес туров стоит учитывать тот факт, что инфраструктура края только начинает развиваться. Приличных гостиниц мало, а отелей, способных предложить качественный сервис для размещения группы превышающей 20 человек - единицы. В идеале бронировать отель нужно не позднее 6 месяцев до начала мероприятия. То же самое относится и к транспорту: катерам, вертолетам, вездеходам. 

В данном случае у заказчика уже была договоренность по отелю: оплаченная бронь парк-отеля «Руссо-Балт: Северные приключения». Поэтому выбирать площадку под проект нам не пришлось. Выстраивали бизнес мероприятие вокруг обозначенного средства размещения.

Итак, перед нами стояла задача организовать пресс-конференцию на территории отеля для нашего корпоративного клиента. Это было главное событие в плане всего мероприятия, на которое были приглашены представители СМИ, в том числе и федеральных телеканалов. Иные площадки для проведения конференции не рассматривались, поскольку это было не эффективно в логистике и экономически не выгодно. Отсутствие в отеле как такового конференц-зала, конечно, усложняло задачу. Единственным местом, где мы могли бы разместить оборудование и всех участников, был ресторан. Вместе с нашим подрядчиком при планировании размещения оборудования мы учли такие особенности помещения как:

Кроме того, монтаж оборудования и тайминг мероприятия мы должны были спланировать с учетом того, что в этом же ресторане будут завтракать проживающие. Кофе-брейки и обед после окончания конференции тоже планировались в ресторане. Другого помещения для этих целей не было. Мы подсчитали, что на подготовку обеда с учетом перемещения всей мебели уйдет не менее 1,5 часов. 

В процессе работы над проектами мы всегда лично проверяем все объекты. И поскольку в этом задании было много технических нюансов, подрядчик по монтажу оборудования под конференцию так же был максимально задействован в процессе. Несколько раз мы инспектировали зал ресторана, сверяли планы помещений, подбирали мебель, планировали тайминг. В результате интенсивной работы было разработано 2 варианта установки экранов и пресс-волов и расписан тайминг-план по питанию.

Гости прилетели на Камчатку разными рейсами. Для работы с группой на все время реализации проекта мы назначили двух кураторов. Кураторы встречали гостей в аэропорту, общались с ними, разъясняли программу, следили за таймингом программы и реализацией тех или иных ее пунктов. Гости могли в любой момент обратиться к своим постоянным кураторам, которые находились рядом с раннего утра и до позднего вечера, что исключило у гостей состояние напряжения. С руководителями проекта от заказчика мы общались лично, оставаясь на связи, в том числе и с московским офисом. 

По приезду в отель гостям вручили памятные сувенирные наборы. Их комплектация так же была частью нашей работы. На Камчатке с изготовлением сувениров не все гладко. Может не оказаться нужного оборудования, материала для продукции или слишком растянуты сроки. А бывает и качество хромает. Поэтому всё, за что мы отвечали, было заказано на материке (так на Камчатке называют центральную часть России). Слоган «Камчатка на связи» и логотип – мишка со спутниковой тарелкой в руках прямо мгновенно слетели с наших уст и тут же приняли форму благодаря дизайнеру от заказчика. Для сувенирного брелока мы заказали специальные деревянные коробочки, которые были изготовлены в короткие сроки и очень вкусно пахли лесом. Подвел только подрядчик, производивший кружки. Часть партии оказалась бракованной и в срочном порядке мы заменили бракованные железные кружки. Так что, не все компании на «материке» являются гарантами качества. 

В день заезда участников конференции в ресторане отеля был запланирован приветственный ужин, а так же концерт национального ансамбля. Концерт планировался на улице. Для гостей приготовили плетеные кресла и пледы. Однако у камчатской погоды всегда свои планы. Пошёл дождь. В дождь бубны отсыревают и перестают звучать. К тому же вместе с пасмурной погодой объявилась назойливая мошка. Концерт оперативно переместили в зал ресторана. Предварительно сделали перепланировку сервированных к ужину столов. 

Пока гости отдыхали после перелета, ужинали и танцевали под звуки бубнов, мы заканчивали последние приготовления для конференции. Чтобы все было готово вовремя и в целях предупреждения форс-мажоров было решено, что монтаж сцены и оборудования подрядчик осуществит в ночь перед конференцией после того как все гости отеля поужинают. Наладку систем видео-демонстрации и звука оставили по плану - за 3 часа до начала конференции.

Утро началось со сборов представителей СМИ в центре Петропавловска-Камчатского. Организовали трансфер, чтобы привезти всех в отель. Пока один куратор работал со СМИ, второй занимался проектом в самом отеле. Завтрак гостям подали на мансардной части ресторана. Это решение позволило кормить людей и одновременно тестировать звук и видео в основном зале. К этому времени все основное оборудование уже было установлено.  

С вечера мы завезли в отель дополнительные высокие фуршетные столы. Их разместили напротив барной стойки. Уютная зона для кофе-брейков – сделано! Пресс-волл для фотосессии и стойку регистрации участников установили в тамбурной части перехода, ведущего в ресторан. Здесь участники конференции немного осваивались и проходили дальше. За барной стойкой ресторана можно было угоститься приветственным кофе, чаем и перекусить легкими закусками.  

Деловая часть конференции прошла по плану и без заминок. Приятно, что приглашенные на конференцию журналисты отметили высокий уровень бизнес-мероприятия. 

Во второй половине дня была запланирована морская прогулка по Авачинской бухте. Обед в целях оптимизации времени был заменен на усиленный кофе-брейк. Морская прогулка почти все 4 месяца подготовки программы оставалась под вопросом. Причиной стало элементарное отсутствие свободного катера.  

На Камчатке только один катер имеет лицензию на перевозку до 50 пассажиров. Все остальные не могут сажать на борт более 12 человек, включая членов экипажа. И этот самый большой катер за 4 месяца до старта программы оказался уже занят. Но мы оставили заявку в листе ожидания на фрахт катера в нужную нам дату. Разделять группу на несколько катеров было бессмысленно, поскольку это противоречило формату мероприятия, подразумевающему неформальное общение участников конференции. Оставалось только ждать возможной отмены брони катера и готовить альтернативную программу. В качестве запасного варианта предложили кейтеринг на побережье Тихого океана. К счастью для заказчика, мы были первые в листе ожидания и за несколько недель до прилета группы катер неожиданно освободился, что позволило нам реализовать изначально запланированную программу. 

Прогулку спланировали на 4 часа. В открытый океан решили не выходить, дабы избежать качки. При этом четырёх часов вполне хватило, чтобы насладиться прекрасными видами, порыбачить и вкусно покушать. Наше меню состояло из свежесваренного краба, горячей ухи и конечно же икры морского ежа. Для гостей на катере так же провели обзорную экскурсию и небольшую викторину. Легкое завершение сложного бизнес-дня.

Мы всегда делаем так, чтобы все наши MICE-мероприятия на Камчатке включали в себя насыщенную экскурсионную программу. Поэтому все с нетерпением ждали утра следующего дня. В плане стояла дополнительная программа – вертолетная экскурсия в Долину гейзеров. Количество желающих было достаточным и даже более. Поэтому мы заранее зафрахтовали вертолет, способный взять на борт более 22 пассажиров – Ми8 МТВ.  

Но не обошлось без форс-мажора. За день до полета нам сообщили, что вертолет забрал один из учредителей авиакомпании. Поскольку Ми-8МТВ на Камчатке всего 3 и два других находились под фрахтом на многодневные полеты, нам не оставалось ничего другого как брать Ми-8П. Чтобы все поместились, мы сняли с рейса одного из кураторов, но и в сопровождении одного представителя компании экскурсия прошла на отлично, ведь проводили её сами инспекторы Кроноцкого заповедника. Погода была отличной, питание вкусным и сытным. Для пассажиров мы заказали специальный вариант бизнес-меню.

Под Авачинским вулканом должен был состояться мастер-класс по настройке абонентского спутникового терминала. При подготовке этого этапа проекта самым важным для нас было выбрать правильную площадку. К площадке у нас были следующие требования:

К Авачинскому вулкану с инспекцией под это мероприятие мы приезжали дважды. В первый раз мы определили саму площадку. Во второй - смотрели, что с ней происходит в непогоду. Когда мы инспектировали площадку в дождь и ветер, стало ясно, какие именно шатры для лагеря подойдут лучше всего. И если ранее мы рассчитывали установить два больших павильона по типу пагоды, то сейчас мы удостоверились в ненадежности такой конструкции. 

В итоге мы остановили свой выбор на трех проверенных и надежных палатках для базовых лагерей фирмы RedFox. Чтобы пространство выглядело максимально гармонично, спланировали лагерь вокруг красивой палатки напоминающей по форме футбольный мяч. В этой палатке был накрыт стол с закусками. Так у гостей была возможность в любой момент перекусить, не дожидаясь основного обеда. А в горах всегда хочется кушать. Отдельно установили небольшую палатку под кухню, в некотором удалении от лагеря – санитарную палатку. 

Лагерь устанавливали в 2 этапа. В 9:30 уже планировалось начать мероприятие. Команда выехала к вулкану накануне вечером. Установили все палатки и дополнительно закрепили их на случай сильного ветра. Утром проверили крепежи и засервировали столы.  

Меню обеда потребовало отдельной проработки. Нам нужно было быстро накормить большое количество людей. При этом еда не должна остыть за то время, пока мы разносим тарелки по палаткам. Ресторанные блюда сразу отпали. С ними была вычеркнута стеклянная посуда. После недолгого обсуждения мы утвердили горячее рагу из оленины, закуски с красной рыбой и икрой, свежий салат из камчатских морепродуктов.  

На утро Камчатка порадовала ярким солнцем. Гости наслаждались видами. Стулья были вынесены из палаток и установлены напротив действующего вулкана. После мастер-класса провели инструктаж и, в сопровождении профессиональных горных гидов, отправились на прогулку к экструзии «Верблюд». С вершины открывается шикарный вид на Тихий океан и рядом стоящие вулканы природного парка.

По пути преодолели небольшое препятствие в виде грязевого оврага в снежнике. Перекинули доску и провели каждого по этому мостику. Получился такой мини тимбилдинг на Камчатке. А вид с вершины горы и правда открылся шикарный! 

После интенсивной прогулки гостей ждал вкусный обед. Рагу подавали в блестящей тарелочке из нержавеющей стали с двойными стенками. Такая посуда позволяет дольше сохранять еду теплой, при этом и тарелки, и кружки можно смело держать в руках, не боясь обжечься. 

Уезжать никому не хотелось, и гости продолжали находиться в лагере, пока не поднялся холодный осенний ветер. Но уже вечером в отеле наши гости начинали грустить от той мысли что завтра нужно улетать с Камчатки.

Утром следующего дня гости, позавтракав яичницей с крабами и бутербродами с лососевой икрой, упаковали чемоданы камчатскими деликатесами и выехали в аэропорт в нашем сопровождении. Находясь в аэропорту, за два часа до вылета мы крепко пожали руки представителям заказчика и вручив сувениры поехали в Петропавловск-Камчатский. Скоро сентябрь, и мы готовимся к прилёту очередной группы с необычной целью. Какой именно – читайте в следующей статье нашего блога.

Отзыв доступен по ссылке

Вся информация, фотографии, текст, видеозаписи, изображения и другие материалы, размещённые на данном сайте принадлежат ООО "Инджой Камчатка".  

Использование материалов сайта запрещено без разрешения правообладателя и может привести к возникновению гражданской или уголовной ответственности и является нарушением российского и международного законодательства.